Peran Komunikasi dalam Organisasi

A. Pengertian & Arti Penting Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses sosial yang sangat mendasar dan vital dalam kehidupan manusia. Dikatakan mendasar karena setiap masyarakat manusia, baik yang primitif maupun yang modern, berkeinginan mempertahankan suatu persetujuan mengenai berbagai aturan sosial melalui komunikasi. Dikatakan vital karena setiap individu memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan individu-individu lainnya sehingga meningkatkan kesempatan individu itu untuk tetap hidup (Rakhmat, 1998).

Definisi

Secara paradigmatis, komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung (secara lisan) maupun tak langsung (melalui media) (Effendy, 2006).

Pengertian komunikasi menurut Berelson dan Starainer adalah penyampaian informasi, ide, emosi, keterampilan, dan seterusnya melalui penggunaan simbol kata, angka, grafik dan lain-lain (Fisher, 1990).

Komunikasi sebagai Bagian dari Kehidupan

Komunikasi membuat kita terhubung dengan alam sekitar dan sesama. Bagi makhluk hidup, baik binatang maupun manusia, komunikasi merupakan insting dasar. Setiap makhluk hidup punya cara berkomunikasi masing-masing. Manusia sebagai makhluk yang kompleks juga berkomunikasi bahkan sejak dalam kandungan.

Dari sejak masa kanak-kanak, manusia belajar cara untuk berkomunikasi dengan benar dalam lingkungannya, pertama dalam keluarga, lalu dalam masyarakat dan organisasi sosial. Bagaimana lingkungan itu membentuk kepribadian suatu individu juga berperan dalam membentuk caranya berkomunikasi.

Dalam kehidupan bermasyarakat dan berorganisasi, komunikasi telah menjadi ilmu dengan teori-teorinya yang telah dipelajari sejak lama. Ilmu komunikasi memiliki objek kajian yang berfokus pada peristiwa-peristiwa komunikasi antar manusia. Ilmu komunikasi juga mempelajari cara berkomunikasi yang baik dan efektif kepada manusia dalam berbagai elemen dan tingkatan sosial. Contohnya adalah golongan masyarakat dengan tingkat sosial, ekonomi, dan pendidikan yang lebih tinggi tentu menghargai penyampaian pendapat dan ekspresi secara santun dan beradab, termasuk sifatnya yang formal.

Perbedaan budaya juga mengakibatkan beragamnya cara berkomunikasi yang diterima menurut norma-norma yang berlaku. Budaya yang kental dengan nuansa ketimuran lebih bersahaja dan bersuasana kekeluargaan dibanding budaya barat yang cenderung lebih kaku dan individualistis. Kita dapat mengamati perbedaan cara berkomunikasi antar individu dalam 2 budaya yang berbeda ini.

Lebih sempit dalam bidang organisasi, komunikasi diperlukan dalam berbagai fungsi dan aktivitas manajemen antara lain dalam perumusan rencana/haluan organisasi, pembagian kerja dan koordinasi, serta dalam memimpin organisasi dan mengendalikan orang lain. Komunikasi yang baik diperlukan untuk memastikan setiap elemen dalam sistem organisasi berjalan dengan baik, disamping disiplin ilmu lain, termasuk juga yang bersifat hardskill. Penerapan sistem komunikasi dan elemen-elemen sistem lain mempengaruhi kelancaran organisasi.

 

B. Jenis Komunikasi

Jenis komunikasi dalam kehidupan sosial dibedakan dari beberapa segi:

Dari segi sifatnya

a. Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan terbagi atas komunikasi lisan langsung dan komunikasi lisan tidak langsung. Komunikasi lisan langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka, misalnya dua orang bercakap-cakap didepan kuburan. Komunikasi lisan tidak langsung dilakukan dengan digunakannya alat komunikasi seperti telepon oleh karena hambatan jarak.

b. Komunikasi Tertulis

Komunikasi ini dilakukan dengan menggunakan simbol-simbol tertulis yang dapat dipahami manusia. Pesan tertulis ini bisa dalam bentuk surat biasa, surat elektronik, chatting, atau media cetak.

c. Komunikasi Verbal

Bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Komunikasi verbal menempati porsi besar karena kenyataannya ide-ide, pemikiran atau keputusan lebih mudah dipahami oleh komunikan dengan cara ini dibanding komunikasi non verbal.

d. Komunikasi Non Verbal

Bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak dengan cara tertulis atau lisan melainkan menggunakan bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi dan simbol-simbol, pakaian seragam, warna serta intonasi suara.

Dari segi arahnya

a. Komunikasi Ke atas

Komunikasi yang dilakukan orang dengan posisi/jabatan yang lebih rendah ke orang dengan posisi/jabatan lebih tinggi. Misalnya seorang karyawan melapor kepada supervisor. Cenderung dilakukan secara formal.

b. Komunikasi Ke bawah

Komunikasi yang dilakukan orang dengan posisi/jabatan yang lebih tinggi ke orang dengan posisi/jabatan lebih rendah. Misalnya seorang manajer produksi memberikan pengarahan langsung kepada karyawannya.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan status/posisi/jabatan yang sederajat. Misalnya manajer keuangan berdiskusi dengan manajer produksi.

d. Komunikasi Satu Arah

Komunikasi yang tidak mendapatkan respons atau balasan, paling tidak secara langsung, kembali kepada penyampai pesan. Misalnya alarm peringatan tsunami di Jepang.

e. Komunikasi Dua Arah

Komunikasi yang ada respons antar komunikan dan komunikator. Misalnya diskusi tentang pemanasan global.

Menurut keresmiannya

a. Komunikasi Formal

Terjadi dalam situasi resmi misalnya dalam rapat kerja. atau oleh bawahan kepada atasan / orang yang dihormati. Bahasa yang digunakan santun dan baku. Komunikasi formal juga harus memperhatikan aspek non verbal seperti pakaian, ekspresi wajah, dan intonasi suara.

b. Komunikasi Informal

Dilakukan di situasi yang santai atau baik komunikator dan komunikan memiliki posisi yang sama. Misalnya diskusi keluarga, membicarakan rencana akhir pekan dengan teman.

 

C. Proses Komunikasi

Proses dalam komunikasi adalah bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan / kontradiktif ataupun yang sama / selaras meliputi proses merangkai, mencerna, dan mempertukarkan informasi. Menurut Bovee dan Thill, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:

  1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
  2. Pengirim mentransformasi ide tersebut menjadi suatu pesan
  3. Pengirim menyampaikan pesan kepada penerima
  4. Penerima menerima pesan
  5. Penerima menafsirkan pesan
  6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

unsur_kom

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut:

Penginterpretasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikirkan dan rasakan ke dalam pesan (masih dalam keadaan abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyandian (Encoding)

Pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan kedalam kata-kata dan kalimat ataupun lambang komunikasi komunikasi lainnya. Dalam hal ini akal budi manusia berfungsi sebagai encoder yaitu mengubah pesan yang abstrak menjadi konkret. Yang dimaksud dengan konkret adalah pesan tersebut jelas, bermakna, dan dapat diterima sesuai harapan komunikator tanpa menimbulkan kesalahpahaman.

Pengiriman (Transmitting)

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim pesan yang telah berbentuk konkret dengan peralatan fisik / jasmaniah, misalnya peralatan komunikasi radio atau seluler.

Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, dimulai sejak pesan dikirim hingga pesan tersebut diterima oleh komunikan. Dalam tahap ini ada kemungkinan terjadi noise atau gangguan yang dapat mempengaruhi penyampaian pesan secara keseluruhan. Pemilihan media komunikasi yang baik akan mengurangi risiko tidak tersampaikannya pesan kepada penerima. Gangguan dapat berupa kesalahan teknis, lingkungan yang tidak mendukung (misalnya berisik) dan gangguan aktif (misalnya sabotase dan penyadapan).

Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan komunikan menerima pesan yang telah dikirimkan.

Penyandian Balik (Decoding)

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak pesan diterima dan dipahami maksudnya.

 

Setelah kesatuan proses ini selesai, proses komunikasi dapat berulang kembali apabila komunikan memutuskan untuk mengirim pesan balasan ataupun umpan balik.

 

D. Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah komunikasi dimana pesan yang disampaikan menimbulkan efek/akibat/umpan balik yang diharapkan. Perumusan dan penyampaian pesan itu sendiri harus dilakukan dengan cara yang baik. Agar dapat dicapai komunikasi yang efektif harus memperhatikan banyak hal.

Pengiriman pesan dalam komunikasi harus menghindari gangguan. Pemilihan media komunikasi yang tepat memastikan pesan dapat disampaikan secara utuh dan diharapkan penerima pesan/komunikan dapat memahami isi pesan. Dua hal ini sendiri ditentukan oleh faktor-faktor lainnya. Di zaman modern, perkembangan teknologi komunikasi seiring dengan bahaya yang menyertainya, baik aktif maupun pasif. Komunikator yang menggunakan media yang rentan dengan ancaman harus memperhitungkan risikonya dibandingkan nilai dari pesan itu sendiri. Dalam hal ini pengetahuan komunikator dalam teknologi informasi dan komunikasi berperan secara signifikan.

Mengenai kualitas isi pesan, agar dapat menimbulkan efek yang diharapkan, komunikator harus memperhatikan hal-hal seperti jenis komunikasi, faktor psikologis, pemilihan tiap kata dan kalimat, siapa saja penerima pesan dan apa yang diharapkan dari penerimaan pesan, serta akibat lain yang mungkin timbul. Dalam hal inilah terlihat pentingnya komunikasi dipelajari sebagai ilmu yang diajarkan dalam berbagai bentuk mata kuliah pada universitas, salah satunya adalah Teori Organisasi yang membahas komunikasi dan elemen lain yang menjamin berlangsungnya kehidupan organisasi termasuk fungsi manajerial.

Menyampaikan Ide Melalui Komunikasi

Salah satu tujuan berkomunikasi adalah untuk menyampaikan ide / gagasan kepada orang lain. Pesan yang berisi gagasan itu harus dibuat agar tidak menimbulkan salah pengertian dan mudah ditangkap maknanya. Pemilihan setiap kata dalam pesan mempengaruhi reaksi komunikan. Cara penyampaian pesan pun harus direncanakan berdasarkan siapa komunikannya. Apabila disampaikan kepada seseorang yang status/derajatnya lebih tinggi, maka komunikasi formal digunakan agar lebih sopan dan menghormati. Jika komunikan adalah sebaya atau tidak berbeda status pesan dapat disampaikan dengan bahasa sehari-hari yang santai dan bersahabat namun santun.

Isi pesan dan penyampaian yang baik akan memastikan paling tidak gagasan kita didengar oleh orang lain.

Cara Bersikap dalam Menjalin Komunikasi

Dalam hubungannya dalam softskill, bagaimana komunikasi dilakukan secara efektif juga memperhatikan unsur sikap individu, terutama jika komunikasi dilakukan antar budaya. Salah satunya adalah respek atau sikap menghargai dalam melakukan komunikasi kepada siapapun, baik itu komunikasi keatas atau kebawah. Kerendah-hatian (humble) juga merupakan kunci untuk mendapat rasa hormat dari orang lain, hal ini akan membangun kerja sama yang bersifat mutualisme serta meningkatnya kualitas kinerja baik secara individu maupun sebagai bagian dari tim.

 

E. Implikasi Manajerial

Pada akhirnya, tujuan utama tulisan ini adalah menjelaskan bagaimana komunikasi berperan dalam fungsi manajerial suatu organisasi. Pada dasarnya, organisasi tak mungkin berjalan tanpa komunikasi yang baik dari setiap anggotanya. Proses komunikasi yang efektif memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan mendukung peranan mereka antara lain sebagai pemimpin, pemuka simbolis, perantara, dan negosiator.

Komunikasi dan Fungsi Manajerial

Data yang telah diolah dan disaring menjadi informasi harus dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan agar mereka mempunyai dasar perencanaan dan agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang apa saja tugas mereka, apa wewenang mereka, dan kepada siapa mereka bertanggung jawab. Hal ini penting apalagi bila organisasi menerapkan bentuk lini dan staf yang kompleks dan berskala besar, misalnya perusahaan dengan banyak cabang dan anak perusahaan di berbagai wilayah. Pengarahan dan koordinasi mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai dengan menyelesaikan berbagai tugas yang saling berkaitan. Memimpin (leading) dan bekerja dengan orang lain juga merupakan tugas manajerial. Dalam memimpin, seorang manajer harus memiliki keterampilan kemanusiaan, yaitu kemampuan untuk saling bekerja sama dengan memahami dan memotivasi orang lain. Keterampilan ini juga harus disertai dengan keterampilan lain yang berhubungan dengan manajerial, seperti keterampilan konseptual, administrasi, dan teknik.

Komunikasi dalam Pembuatan dan Pelimpahan Wewenang

Seorang manajer harus bisa menjalin komunikasi, baik kepada bawahan ataupun atasan. Salah satu contoh pentingnya komunikasi dalam memimpin adalah dalam pelimpahan wewenang di suatu organisasi. Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Menurut Chester I. Bernard seseorang akan memenuhi perintah apabila dipenuhi empat kondisi berikut:

  • Dia dapat memahami komunikasi
  • Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi
  • Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan secara keseluruhan, dan
  • Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.

Peran penting komunikasi yang berhubungan dengan wewenang lebih terlihat jika wewenang itu harus dilimpahkan kepada orang lain. Delegasi wewenang adalah proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Seorang yang melimpahkan wewenang harus dapat mempertanggung jawabkan keputusannya. Komunikasi yang efektif harus terjalin dari sejak memutuskan tugas apa yang akan didelegasikan, pengarahan dan penetapan feedback bawahan, serta memperhatikan sentralisasi (pemusatan) atau desentralisasi wewenang dalam organisasi itu.

 

_____________________________________________ 

Referensi:

Arifin, Bey, 2005. Pengaruh Faktor-Faktor Kepuasan Komunikasi terhadap Kinerja Karyawan. Jurnal Studi Manajemen & Organisasi. Vol. 2 No. 1 Januari 2005.

Center for Literacy Studies of the University of Tennessee. Communication Process. http://www.cls.utk.edu/pdf/ls/Week1_Lesson7.pdf. (Diakses 7 Maret 2015, pukul 13.26).

Effendy, Onong Uchjana. 2006. Ilmu Komunikasi (Teori dan Praktek). Bandung: Remaja Rosdakarya.

Fisher, Aubrey. 1990. Teori-teori dan Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Jonni, Hans. Proses Komunikasi. http://www.academia.edu/5342453/Proses_Komunikasi. (Diakses 7 Maret 2015, pukul 14.05).

Purwaningtyas, Ratri. Kekuasaan, Wewenang dan Pengaruh. http://ratriptyas.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/28070/BAB_2_WEWENANG%2CKEKUASAAN_%26_PENGARUH.pdf. (Diakses 8 Maret 2015, pukul 17.20).

Rakhmat, Jalaluddin. 1998. Psikologi Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya.